Office365の各グループは、似たような名前で機能が違ったり、違う名前なんだけど同じ機能を持っていて、ややこしい。
公式ドキュメントもあるけど、イマイチしっくりこない・・・。
https://docs.microsoft.com/ja-JP/office365/admin/create-groups/compare-groups
組織内で相談をうけたのもあって、まとめてみました。
配布リスト( Distribution List )
メールや予定アイテムの一斉送信先として利用できます。配布リストのメンバーに登録しているメールアドレスに、一斉送信するために使えます。
公式ドキュメントでも、配布グループと書かれていたり、配布リストと書かれていることもあり、ややこしいです。
所有者権限付けていれば、ユーザーでもメンバーの変更が可能です。
セキュリティグループ( Security Group )
OneDriveやSharePointのアクセス権管理に利用できます。SharePointサイトのアクセス権管理で利用するケースが多いです。
残念ながらメールの送信には利用できませんが、Azureの各種設定に利用できるというメリットがあります。
365管理センター、AAD管理センター等でしかメンテナスできません。ユーザーでは、メンバー変更は面倒です。（私が所属する組織ではでは実施させていません）
メールが可能なセキュリティグループ( Mail Enable Security Group )
先のセキュリティグループ同様にOneDriveやSharePointのアクセス権管理に利用できるし、先の配布リスト同様にメールや予定招待の一斉送信先として利用できます。いわば配布リストとセキュリティグループの機能をほぼ併せ持ったグループです。セキュリティグループに機能を持った配布リストとも言えますね。
それだけでもチートなんですが、さらに予定表共有の共有先として利用できます。あとからメンバーになったかたにも自動付与されるので、予定表共有には必須のグループです。
所有者権限付けていれば、ユーザーでもメンバーの変更が可能です。
Microsoft 365 グループ( Microsoft 365 Group )
セキュリティグループのようにも使えるし、共有メールボックス的にも使える。Teamsを作成したら、背後にできるグループでもある。
SharePointグループ ( SharePoint Group )
サイトコレクションの中でのみ有効な、SharePointのアクセス権管理のグループ。
SharePointのアクセス権はアカウントやセキュリティグループに直接付与もできるけど、SharePointグループを作成してアカウントやセキュリティグループをメンバーにしておけば、繰り返し利用できます。
親子関係のあるサイト（サイトコレクション、トップレベルサイト、サブサイトなんて言ってましたね）では非常に汎用性が高いグループです。むしろこれ使わないでサイトのアクセス権管理は無理でしょう。SharePointサイトを情報のストックとして使うなら、必須の概念です。
ある条件を満たせばユーザーでもメンテナンス可能。ただSharePointグループだけで同じぐらいの量になりそうなので今回は割愛します。
表にしてみました
| 配布リスト | セキュリティグループ | メールが可能なセキュリティグループ | Microsoft 365 グループ |
SharePoint グループ |
|---|---|---|---|---|
| メールと予定招待の一斉送信先 | - | メールと予定招待の一斉送信先 | - | - |
| - | - | 予定表の一斉共有 |
- | - |
| - | SharePointアクセス権管理 |
SharePointアクセス権管理 |
SharePointアクセス権管理 |
SharePointアクセス権管理 (サイトコレクション内のみ） |
| - | Teamsのメンバー追加 | - | Teamsのメンバー追加 | - |
| Outlookでメンバー変更可 | - | Outlookでメンバー変更可 | Teamsでメンバー変更可 | - |
備考：Power Automate で操作できるグループ
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