作りこむよりシンプルに: Power Automate でメールを送信する際、個人のアドレス以外にしたい（共有メールボックスを使う）

Power Automate でメールで送信や、チャネルへ投稿する機能は結構便利です。ただ、自分のアカウントで作成すると、通知内に自分のアカウントが表示されてしまいます。

メールだと、送信元に出ちゃうし、自分の送信済み済みトレイに残ってしまいます。以前投稿した[SharePoint のカスタムリストで、ステータス列が完了になったら、申請者に通知するフローを作成する]のでは個人アドレスから通知されますが、この方法だと別のメールアドレスから送信できます。

共有メールボックスから送信するアクションを使う

メール送信を作るとき、[メールの送信]を使うと、自分のアドレスで送信されます。メールの送信の代わりに[共有メールボックスからメールを送信する]を使うと、送信元が共有メールボックスにできます。

Exchange Online のライセンスをアカウントを持っているユーザーが利用できる、自分のメールボックスとは別のメールボックスです。複数の方が、同じメールボックスを利用することもできます。

たとえば、人事部に所属する John と Jane が人事部代表のメールアドレスでメールを送受信したい時、hr@example.com という共有メールボックスを作成すれば、個人のメールアドレスとは別に、このアドレスでメールを送受信できるようになります。

できることは、メールの送受信と、予定表だけで、TeamsやSharePointは使えません。これらは、個人アカウントで利用しましょう。ただし、特殊なことをしなければライセンスを消費することもありませんから、使いどころを考えると便利な機能です。

共有メールボックスのメンバー管理には、「メールが可能なセキュリティグループ」を利用できます。

Teamsで通知するときに送信元を自分のアカウントを表示させない手順は見つけられませんでした。ただ、アクション「Teams - チャットまたはチャネルでメッセージを投稿する」を使えば、送信元のメールアドレスが表示されなくなります。

[チャットまたはチャネルメッセージを投稿する]で、投稿者を Flow bot に設定できます。

投稿は、「Flow 経由の〇〇（フロー実行ユーザーの名前）」は表示されますが、メールアドレスはわかりません。

Power Automate でメール通知を作るときに差出人を個人アカウント以外で行いたいとき、別のアカウントを用意するなんてことをしなくても、共有メールボックスを使えば実現できます。ちょっと覚えておくと、便利ですよ。

作りこむよりシンプルに: Office365の各グループの機能まとめ (peridot-green.com)
https://www.peridot-green.com/2020/12/office365.html

SharePoint のカスタムリストで、ステータス列が完了になったら、申請者に通知するフローを作成する
https://www.peridot-green.com/2020/09/microsoft-forms.html