前回、Microsoft Forms で投稿したら台帳（SharePointのカスタムリスト）に反映するフローを作成するで書いた申請フォーム。申請受けて作業したらメールとかで通知する、という作業ありませんか。
今回は、Microsoft 365 で使える機能を使って、「台帳のステータスが完了になったら、自動で申請者にメールで通知する」という処理を作る手順をまとめてみました。少し手間を加えるとさらに便利にできるんだけど、今回は初歩の方向けにまずは実現するってことを目的にしてます。
0.ステップ
大まかに、こんな流れです。- 台帳にステータス列を設定する
- Power Automate でフローを作成する
- 感想とまとめ
1.台帳にステータス列を設定する
前回でステータスを作る旨書いています。ステータスを作成する際に、頭に2桁の番号を付けておくのがおススメ。今回は
10_受付待ち
20_手配中
80_完了
90_却下
の4つを設けていて、完了か却下になったら通知するようにします。
2.Power Automate でフローを作成する
Power Automateで実際に作成します。「台帳で更新があった時、ステータスが「80_完了」あるいは「90_却下」どちらかなら、メールで通知する処理を組みます。
2-1.トリガー：SharePoint - アイテムまたはファイルが修正されたとき
対象のサイトとカスタムリストを選択します。
2-2.コントロール - 条件
ステータスValue - 次の値に等しい - 80_完了と設定します。
+追加から、行を追加します。
条件を、「And」から「または」にします。
これでこの2つの条件を満たす場合と、そうでない場合の処理を分岐できるようになります。
条件をうまく使うと、様々な条件や分岐を組めるようになります。
2-3.条件に応じた処理
はいの場合、いいえの場合で処理を設定します。
2-3-1.Office 365 Outlook - メールの送信（V2）
はいの場合、の処理を設定します。
outlook.comではなく、Office 365 のメールの送信を使います。
以前はV2ではなかったのですが、V2になっています。そのうち、V3、V4ってなるかもしれません。
前回、依頼者はカスタムリストの依頼者Email列に設定しています。なので、メールの宛先にはSharePointのその列を指定。
件名、メール本文にも同様に、SharePointの各列を指定します。
2-3-2.（いいえの場合）
今回は、いいえの場合は処理しないので、何も設定しません。
名前を付けて保存して、実際のカスタムリストのアイテムのステータス変更して、正常にカスタムリストに書き込まれるか確認しましょう。
これで完成！
3.感想とまとめ
このあとは、作業を実施する方に、リストのURLを伝え、作業しタラステータスを変更することを案内すればいつでも利用できます。
これをまずマスターしてしまえば他の業務にも応用も効きます。同じような業務がある、なんて場合はこれだけラクになるかもしれません。
今回紹介したフローは前回同様に基本的な機能だけで実施しています。「承認処理を組み込む」「Formsでファイルを添付したらリストの添付ファイルとして保存する」なんてことも可能です。
これらも随時紹介していきます。
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