作りこむよりシンプルに: Microsoft Teamsで不在表示などプレゼンスを上手に利用するコツ

Teamsアプリのプレゼンス、予定表に連動してくれます。Teams会議してたり、PowerPointでプレゼンしてたら同じく連動してくれます。

とはいえ、それでも連絡してくる方もおられます。私なりの、プレゼンスの使い方をまとめてみました。

プレゼンスのおさらい

自動で反映してくれるのは、ざっくりこのあたりです。

応答不可：Teamsあるいはパワーポイントで発表中。
取り込み中：通話中・会議中。あるいは予定表入っている

黄色：予定表入っていない、かつPCは5分以上操作なし。
グリーン：予定表入っていない。何かデバイス操作中。

グレー：オフライン。

連絡取られたくないからと手動で応答不可にすると、戻すの忘れちゃったり・・・。なので、なるべく自動化しましょう。

Outlookの予定表に入れていると、反映してくれます。打ち合わせだけではもったいないです。

・ランチタイム

・お休み

・作業を入れる（〇〇の資料作成、など）

これを入れるだけで、時間になったら取り込み中になります。時間が終わると、自動で元に戻ります。自分のタスク管理をかねて、予定表にはどんどん入れましょう。

ちなみに、「終日」で予定を作成すると、空き時間扱いになるので、プレゼンスには反映されません。なので、私はお休みの日は時間を指定して（たとえば、7-23時とかで）お休みの予定を入れます。

また、My Analyticsでフォーカスする時間を有効にすると、毎日フォーカスという予定が作成され、かつ応答不可になるのでおススメです。

自動返信を設定するときも、期限を設定しましょう。戻し忘れ対策にもなりますね。

手動では設定しないのが良いのです。資料作りするから集中したいなら、予定を作成すればいいんです。

とはいえ、どうしてもって時にはステータスを手動で変更します。例えばフォーカス時間だけど意図して連絡可能にする。誰かに招待された打ち合わせが早く終わった時、などです。

手動で設定すると、一定時間で元に戻ります。とはいえ、忘れがちです・・・。なので期間を設定しましょう。プレゼンスを手動変更する期間を設定できるので、手動で変更するときは期間を設定しましょう。

予定表にとりあえず入力する、それを意識するだけで集中したいときに緑のまま、ってことはなくなります。

私はザックリですが勤務中の時間の80~90%ぐらいは予定を入れて埋めています。地味に、便利ですのでお試しください。