検索する、というと大体Google検索。私もよく使っています。当たり前になっているので、組織内のシステムの検索でも、Googleと同じ感覚で検索されてしまい、検索にヒットしない…と言われることも。
同じように使えればいいのですが、そうはいっても…というところでSharePointの検索を上手に使うコツを3つ、まとめてみました。
長い単語はダブルクオーテーションでくくってみる
たとえば「日本マイクロソフト」で検索するとき。そのまま検索すると、「日本」を含むもの、「マイクロソフト」を含むもの、が表示されます。単語と思われるものに分解して検索してくれるようです。
便利ではあるのですが、「日本大学」「日本航空」などを含むものも検索結果に含まれてしまいます。
こういう時、ダブルクオーテーションでくくると、単語と思われるものに分解せず、1語として検索してくれます。
- 日本マイクロソフト での検索と、
- "日本マイクロソフト" での検索は結果が異なります。
長い単語で検索するときは、ダブルクオーテーションでくくってみましょう。
検索式を使ってみる
たとえば、「SharePoint 検索」で検索するとき。そのまま検索すると、「SharePoint」を含むもの、「検索」を含むもの、が表示されます。両方含むもの、だけではないんです。関連しそうなものも検索結果に表示してくれるようです。
便利ではあるのですが、関係なさそうなもの（たとえば、「メール 検索」などを含むもの）なども検索結果に含まれてしまいます。
こういう時、単語の間を+でつなげると、必ず両方を含みものだけを検索してくれます。
- SharePoint 検索 での検索と、
- SharePoint+検索 での検索は結果が異なります。
複数の単語で検索するときは、+で単語をつなげてみましょう。
ちなみに特定の単語を含まない（ -など単語の前に半角スペースとマイナス）や、検索式の組み合わせも可能です。（SharePoint+検索 -メール、など）この方法はメールでも使えます。
検索範囲を広げる
あのファイル、どこに保存してたっけな・・・。あとサイトかな？OneDriveかな？という経験はありませんか。
というか、そもそもサイトってなんですか？SharePointってなんですか？・・・という人からすると「どこを検索している」なんて言われても意味が分かりませんね。
そんな時は、検索結果が表示されたら、「組織」を選択してもらえば、アクセス権のある範囲でSharePointだろうが、OneDrive、もちろんTeamsのファイルも、まとめて検索してくれます。
- 「組織」で検索すると見つかるかも
- Microsoft Search だともっと見つかるかも
まとめ
ユーザーが普段使う検索で思う結果がすぐ出てくることは、「探す」ことへのストレス軽減につながります。
・・・というか、探している情報、すぐほしいですよね。
とりあえずこの3つを覚えておくだけでも、見つけやすくなると思いますので、お試しください。
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