Teamsブレイクアウトルームの手順とTIPS

5/01/2021

Microsoft Teams

 組織内で「Teamsでブレイクアウトルーム使えるの?」という相談を受けて、試してみました。初回はちょっと緊張するシーンもありましたが、慣れてしまえばどうということもありません。ちょっと切り替えにまったりしますが、研修などで使ってみてはいかがでしょうか。




今回の流れです。
  • ブレイクアウトルームって?
  • 今回のシナリオ
  • 会議前の準備
  • 通常の会議を開始して、ブレイクアウトルームを準備する
  • ブレイクアウトルームを開始する
  • ブレイクアウトルームを終了して、通常の会議に戻す
  • ちょっとしたコツ
  • まとめ




ブレイクアウトルームって?

オフラインのセミナーなどで数十人参加し、途中でグループディスカッションする、というケースがあると思います。これを、Teams会議の機能で実施できます。

開催者の操作は必要なものの、参加者は別段操作不要ですので、スムーズなオンラインセミナーや勉強会に使えそうです。


今回のシナリオ

組織内のセミナーの参加者は20人ぐらい、開催側は5名います。


ブレイクアウトルームは今回は2つで、Teams会議で講義を受けて受けて、グループディカッション後、Teams会議で発表する。


・・・というシナリオです。


会議前の準備

ブレイクアウトルームを操作する方と、各グループディスカッションごとにTeams会議を操作する方を決めましょう。


1.「開催者」を決めて、開催者アカウントでTeams会議の予定を作成する

Teams会議のブレイクアウトルームは、会議予定を作成したアカウントのみ操作できます。参加者や出席者では操作できないのです。


セミナー中のTeams会議の機材操作をする方は結構大変です。なので、司会や講師、ファシリテーターの方以外の方に、単独で割り当ててTeamsの操作に集中してもらうのがベターです。


2.各グループディスカッションのTeams会議操作をする方を決める

参加者がうっかり会議から退出してしまった!とか本題じゃないとことでトラブルがあると対応に困ってしまう。


できることなら、グループディスカッションのファシリテーターとは別にブレイクアウトルームのTeams会議をサポートするかたがいたほうがいいです。慣れてたら、兼任でもいいかも、です。



通常の会議を開始して、ブレイクアウトルームを準備する

いざ本番。会議が始まったら、ブレイクアウトルームの準備をしましょう。


会議ウィンドウの右上の、ブレイクアウトルームアイコンをクリックします。(開催者だけに表示されますので、開催者アカウントで)

ルーム数を選択して、メンバー割り当てで今回は手動を選択し、「ミーティングを作成」をクリックします。


ブレイクアウトルーム表示が出ますので、「参加者の割り当て」をクリックします。

未割当のユーザーが表示されますので、割り当てたい人にチェックを入れて、「割り当てる」→どの部屋にするかを選択すれば割り当てできます。順次、参加者と、各ルームのファシリテーターなどを選択して各ルームに割り当てましょう。


もし割り当て間違いした場合は、各ルームを選択すると、再度割り当てしたり、未割り当てに戻すこともできます。


ブレイクアウトルームを開始する

さて、グループディスカッション、となったら「会議室の開始」を選択しましょう。

選択してもすぐには何か変化しなくて、10秒~30秒ぐらいかかります(人数が多いともっとかかるかも)。順次、参加者が退出となり、各ブレイクアウトルームの会議に参加しています。



参加者のルームを変更したい場合は、先ほどの間違って割り当てたときと同じ手順で追加できます。(即時移動になります)



また、開催者が各ルームに参加したい場合は、「入室可能」- 「ミーティングに参加」で参加できます。この際、元の会議ウィンドウは保留中になります。


開催者が戻るときは、参加しているミーティング側で、「退出」します。


ブレイクアウトルームを終了して、通常の会議に戻す

ブレイクアウトルームの時間が終わったら、

「再開」が表示されている場合(ミーティングに参加している場合など)は再開を選択します。

それから、「会議室の終了」をクリックすると各ブレイクアウトルームが終了され、順次元の会議室に戻ってきます。開始時同様に、10秒~30秒ぐらいかかります。



あとは、いつも通りですね。


ちょっとしたコツ

開催者のPCで個別のルームに参加すると操作も大変です。別PCと別アカウントで参加者として参加しているほうが、何かと操作の混乱は少ないです。(プライベートブラウズのゲストで参加する、でもいいでしょう)

入るルームを変更するときは、開催者アカウントで参加先ルームを割り当てなおせばいいだけです。


Teamsの操作ではありませんが、各ルームのファシリテーターは各部屋に入ったらすぐに皆さんに発言を促すのが良いでしょう。

マイクやカメラをオンにしてもらって音チェックにもなりますし、なにより「さぁ会話してください」っていきなり言われても難しいので、アイスブレイク兼ねて発言を促すのがおススメです。




まとめ

初めて触ったときはちょっと戸惑いつつ、というところでした。数回触れば、切り替えに少し時間がかかるものの、グループにすぐに分けられるのは便利そうと感じました。

組織内の研修や会議などに使いどころありそうです。Teamsライブイベント同様に、覚えておくとオンライン会議の引き出しが増えそうです。



参考にした資料

Teams 会議でブレイクアウトルームを使用する - Microsoft

https://support.microsoft.com/ja-jp/office/teams-%E4%BC%9A%E8%AD%B0%E3%81%A7%E3%83%96%E3%83%AC%E3%82%A4%E3%82%AF%E3%82%A2%E3%82%A6%E3%83%88-%E3%83%AB%E3%83%BC%E3%83%A0%E3%82%92%E4%BD%BF%E7%94%A8%E3%81%99%E3%82%8B-7de1f48a-da07-466c-a5ab-4ebace28e461