Microsoft 365 を使っていて、Teamsを使っていない組織はもうほとんどないんじゃないかと感じています。Skype for Business もあと1年も使えないので、現役で使ってる組織も移行中もくはロードマップ決めてる組織がほとんどなんだろうな・・・
さて、そんなTeamsですが様々な機能が使える「ハブ」ですが、基本となるのはやっぱりチーム。チームを使いなれているユーザーが多いほど、チームの様々な機能を好意的に受け入れやすくなります。
使いなれるためには、「自由にチームを作れること」がとても大事。試してみようか、って何たときにやれ申請だの承認だのといわれるとチャットでいいや、ってなってしまいます。
今回は、自由にチームを作れることの弊害と、それに対する準備についてまとめてみました。
1.自由に作れることの弊害
2.命名規則
3.有効期限設定
4.ストレージの上限制限
1.自由に作れることの弊害
自由に作れると、困ったことがいくつか出てきます。「表示名の重複」「使い終わったチームが残る」「SharePointストレージを食いつぶされちゃう」というところでしょうか。それを解決するために申請性にしましょう！というのは残念な選択です。これらを解決するために「命名規則」「チーム有効期限」「チームごとのストレージ上限」を設定しましょう。
2.命名規則
まずは名前から。AAD管理センターで、プレフィックスとサフィックス、それから禁止ワードを設定できます。
プレフィックスとサフィックスには、任意の文字列（たとえば、Teams_ ）や、AADのユーザーの属性の一部から設定できます。
禁止ワードは単語を最大5,000まで登録できます。インポートも可能なようです。
これらを使えば、一般ユーザーにはある程度の強制ができます。とはいえあまり長いプレフィックスは使い勝手を大きく落としますから、短めにしましょう。
ルールにそぐわないチームを作りたいときは？
これらのルールは、管理者権限がある方には適用されませんから、管理者が作成して、所有権を渡せばいいのです。
3.有効期限設定
有効期限を設定しておくと、期限前に所有者に通知され、延長する旨を選択しないと期限で削除されるようになります。
有効期限は30日以上の日数を設定できます。
対象のグループは一部か、すべてか、です。
「一部」の場合は個別に登録しているグループにだけ適用されます。チームを自由に作成できるようにするなら、個別登録しているチームだけルールを設定しても意味がありませんね。潔く、すべて、にしましょう。また有効期限も半年とか1年の単位で十分です。
チームに所有者がいない場合は？
そんなときのために、所有者不在のチームがあった場合の通知先を設定できます。ですが、所有者がきちんと引き継がれていないチームなら利用実態もないと言っていいでしょう。無慈悲に削除でよいと思います。
4.ストレージの上限設定
有効期限を設定しておけば、不要なチームは削除され、その分の容量を確保できます。とはいえ、メディア系のデータを扱うようなチームが容量を使い切ってしまうかもしれません。
チームの容量はSharePointの一緒に管理されています。
SharePoint 管理センター - 設定 － サイトのストレージ制限 を開き、手動に設定します。
これで上限の自動拡張はブロックできます。
私が検証しているテナントのデフォルト設定では、チームを作成した際のチームの容量上限は1024GB、また自動で上限は拡張される設定です。悲しいですがデフォルトのストレージサイズは変更できないようです。せめて、条件の自動拡張はオフにしておきましょう。
SharePoint 管理センターでデフォルトのストレージサイズを1024未満の値に設定しても変わりませんでした。個別のチームごとであれば縮小も変更もできますが、現実的ではありませんね。
サイト同じような声はユーザーボイスに上がっているのですが、皆さんも投票で設定できるようになることを願っています。
User Voice - The default setting of the storage quota of Office 365 Group site should be changeable
User Voice - Ability to change Microsoft Teams storage
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