初心者のための OneDrive for Business、3つのコツ

12/20/2020

Office 365 OneDrive for Business

皆さん、自分のファイルはどこに保存していますか?
ファイルサーバー?PC上?

もしOffice 365 使っているなら、OneDrive for Business があります。組織内で改めて説明する機会があるので、初心者向けにコツを3つ、まとめてみました。


One Drive for Business とは?

個人用のファイルを保存する場所。ストレージ。プライベートで、Google Drive、iCloud DriveやBoxなどを使っている人なら、同じような機能だと思えばOK。個人で使うものと違って、組織でなにかしらの制限がかかっていることが多いハズです。

ただ、容量は1TB、5TB、無制限、2GB等ライセンスによって異なります。

初めてOffice 365を使うというような方向けに、コツを3つ、まとめてみました。



自分のファイルはPCやファイルサーバーじゃなく、OneDrive for Businessに保存しましょう

PC上に保存しているほうが、ファイルを開くこと自体は少し早いです。しかし、OneDriveに保存するといろいろなメリットがあります。



■まず、同時に複数のPCやスマートフォンからファイルを使えること。
OneDriveに保存したファイルは、ほかのPCやスマートフォンから利用できます。利用するデバイスが1台PCならともかくとして、PCを複数台使う、PCとスマートフォン、というケースでは圧倒的に便利です。


■また、自動保存できること。
エクセルやパワーポイントで、自動保存をオンにしておけば常時最新の状態で保存してくれます。PCがフリーズして、途中まで作業していたデータが消えちゃった!とか悲しい出来事を経験したありませんか。そんな悲しい思いをしなくてよくなります。


■もし、PCに何かあっても、業務を継続しやすくなります。
考えたくはないけど事故はあるかもしれません。PC落とした、PC壊れた・・・なんてとき。もしPCに保存していたら大事なファイルは2度と戻らないかも。でも OneDrive に保存しておけばデバイスさえ調達できたら、元のファイルにアクセスできます。



なので、何にせよ自分のファイルは OneDrive for Business に保存しましょう。

ファイルを送るときは、メールに添付せずファイル共有しましょう

メールでファイルを送る、当たり前に使いますよね。しかし、メールにファイル添付するのではなく、OneDriveで共有するほうが便利なことがいくつか。


■まず、大容量のファイルでも送れます。
メールに添付できるファイルには、サイズに制限があります。しかし、共有する場合はファイルのサイズに制限はありません。


■みんなで修正・変更できます
送ったファイルを他の方に書き込んでもらってあとから集計したい・集約したいとき。メールで送って、ファイルをメールで送り返してもらって、集計・集約なんで面倒すぎてげんなりです。添付でなく共有なら、1つのファイルに変更を加えてもらえますので効率的です。


■あとからアクセス権を取り消せます
うっかり間違えた相手にファイルを送っちゃった!そんな時にOneDrive共有なら、あとからアクセス権を取り消しできます。編集できる権限で共有したけど、あとから閲覧するだけの権限にすることもできます。


こちらの画面は、メールに共有する時の画像ですが、OneDriveをブラウザ開いたOneDriveからでも、共有操作はできます。ファイルを送るときは、メール添付ではなくファイル共有しましょう。

というわけで、ファイルを送るときはOneDrive共有をなるべく使いましょう。

メインで利用する方法(アプリ)を決めておきましょう

OneDrive のファイルを扱うためのアプリは、3パターンあります。それぞれにメリットデメリットあります。全部覚えるのも大変ですから、メインで使う使い方を1つ決めましょう。

■ブラウザからの利用。EdgeやChromeから使う
エクセルやパワーポイントなどはブラウザ上でもそのまま編集できます。またいつもと違うPCから使うときでも、いつもと同じ操作で使えます。

ファイルの移動はちょっと苦手。特に上のフォルダに移動するのは面倒です。
ですが、OneDriveのすべての機能を使えます。


■OneDriveアプリから使う
基本的に、ブラウザでの利用と同じです。ただ、ファイルを編集しようとすると、インストールしているアプリか、ブラウザで開きます。

苦手なところもブラウザでの利用と同じです。
強いていえば、ブラウザと別アプリとしてワンクリックで使える点がメリットでしょうか。


■OneDrive同期アプリを使う
OneDriveを手元のPCのファイルを扱うのと同じ操作であつかえます。ファイルサーバーを見に行くのと同じように、エクスプローラーと全く同じ見え方でになるので、分かりやすいです。

ファイルのアクセス権を操作するのはちょっと苦手。
ですが、一部のファイルを、PC上に同期して扱えることがメリットです。


自分がメインで使う方法を1つ決めておいて、まずは慣れてみて。それからほかの方法も覚えていきましょう。

まとめ

在宅勤務やリモートワークで、ファイルサーバーに接続するのはちょっと面倒。また、私は仕事で複数のデバイスを使っているうえに、コロコロ変わるのもあって、自分のファイルはすべてOneDriveに保存しています。

あと私は、組織内ではファイル添付せずにOneDrive共有を使います。またOneDriveはブラウザで利用することがメインで、OneDrive同期クライアントをサブ的に使ってます。


他にもいろんなメリットはあるのですが、まずはこの3つから、始めてみませんか。

  • ファイルを送るときは、メールに添付せずファイル共有しましょう
  • 利用するアプリの特徴を理解しておきましょう
  • メインで利用する方法(アプリ)を決めておきましょう