Microsoft 365 で入力・集計する方法をまとめてみました

決まった業務アプリでやっている業務の場合はそのアプリを使うだけ。でもそういうアプリがないときはどうやって集計しよう？メールで出してもらって、手元で集計だなんて、ハードすぎます。

Microsoft 365の機能を使うと、効率よく集計することができます。その方法をいくか、まとめてみました。

メールで出してもらって集計

メールで送ってもらい、エクセル等に転記する方法です。

手軽に始められるのがメリット。しかし、集計項目が増えるたびに手間が増えていきます。入力してくれる人、入力してほしい項目が増えれば増えるだけ手間がうなぎのぼりです。必要な項目を書いてくれない人もいてもチェックできない、です。私は、この方法はお勧めしません。

メールで出してもらって集計するのであれば、あとで紹介するFormsで集計する方法がおススメです。

難易度：★☆☆☆☆

Excel Onlineに入力してもらって集計

Excel Onlineで直接記入してもらう方法です。OneDriveに保存したエクセルファイルに書いてもらうだけですので、これまた手軽です。

簡単に回答できる反面、ほかの方の入力も見えてしまい、また上書きできちゃいます。確実に集計したいときにはちょっと不向きでしょうか。性善説で進めるなら、手軽に進める方法の1つです。

この方法で集計するのであれば、同じくFormsを使う方法がおススメです。

難易度：★☆☆☆☆

Formsで集計

Formsで入力項目を作って、入力してもらう方法です。

エクセルにエクスポートできるので、転記は不要です。また、入力項目に必須チェックをつけることもできますから、必要な項目はすべて入力漏れも防げます。

テキストや数字、選択肢、日付などある程度の書式にも対応していますので、広い範囲で使えそうですね。

ただ、計算値やユーザー検索などは使えないなどが悩み。これらをどうしても使いたいなら、次に紹介するSharePointなら、入力できる項目が増えそうです。

難易度：★☆☆☆☆

多くの場合で必要な列の種類はそろっています。ランキングやリッカートは、私はあまり使わないかな・・・。

SharePointのカスタムリストで集計

SharePointのカスタムリストを作成して、入力してもらう方法です。

テキストや数字、選択肢、日付だけでなく、先ほどのユーザーや計算値も使えます。始めるにはちょっと敷居が高いと思われがちなSharePointですができることが一気に増えます。できることも飛躍的に増えます。

ただ、先にエクセルオンラインと同じように上書きされてしまったり、ほかの方の入力が見えてしまうというでメリットが。

こういったことをSharePointだけで実現できなくはないけれど、Power Automateを使って、Formsの入力内容をSharePointに転記する機能を使う方法がシンプルに実現できるのでおススメです。

難易度：★★☆☆☆

Formsよりも使える列の種類が多いです。ユーザーが使えるのが私には大きなメリットです。

FormsにかいたらSharePointのカスタムリストに転記する処理を作成し集計

以前まとめたFormsに書いたらSharePointのカスタムリストに転記する方法だと、集計後のステータス管理にも使えますし、汎用性高いです。

回答はアクセス権にある方しか見えないです。上書きされるリスクも皆無でしょう。入力してもらった内容をもとにステータス管理したいのであれば、この方法が一番手軽でしょうか。

ただ、計算値やユーザー検索などは使えないなどが悩みなことは変わりません。。これらをどうしても使いたいなら、次に紹介するPowerAppsなら、入力できる形式の選択肢が多いです。

難易度：★★★☆☆

Power Apps にかいたらSharePointのカスタムリストに転記する処理を作成し集計

Formsの代わりに、Power Appsで入力フォームを作ります。Power Automateでカスタムリストに転記する処理はは、先のForms→SharePointとほぼ同じです。

入力画面の自由度も高いです。Formsと違ってユーザー検索ができたり、マスタ参照ができるのは大きなメリットです。

もちろん、難易度はあがるのでFormsからカスタムリスト転記の処理を覚えてからのほうが良いかもしれません。

難易度：★★★★☆

まとめ

Formsを使わないなんてもったいない！と思うぐらいにお手軽な機能です。もし何か入力してもらって集計したいなら、まずはFormsを覚えてみませんか。

それで機能が足りないな・・・となってきたらForms→カスタムリスト転記も覚えると、できることが飛躍的に増えますので、覚えてみてはいかがでしょうか。

作りこむよりシンプルに: Microsoft Forms で投稿したら台帳（SharePointのカスタムリスト）に反映するフローを作成する (peridot-green.com)

作りこむよりシンプルに: SharePointって、なんですか？を自分なりにまとめてみました (peridot-green.com)