主観たっぷりのSharePointとTeamsの使い分け

 Teamsがリリースされる前、ファイルを共有するといえばSharePointでした。しかしTeamsがリリースされ、選択肢が増えることで、使い分けに悩むことになりました。しかも、Teamsの裏側にはSharePointサイトがある、とか言われて「もうおなか一杯」という方もおられるのではないでしょうか。

今回は、主観たっぷりに、こんな使い分けはいかがでしょう？ということをまとめてみました。

※あくまで、私はこう考えている、です。

SharePointサイト

情報を整理して、保存するためのストレージ。ほかにもいろいろできることはあるんですが、コアな機能はひとえにコレです。

フォルダを作る、属性を付けてファイルを整理するだけでなく、アクセス権をしっかり設定できることでしょうか。

セキュリティグループやメールが可能なセキュリティグループでアクセス権を設定できますし、アクセス権もフルコントロールや編集といった権限だけでなく、「投稿」「閲覧」などの弱めの権限も設定できます。

ファイルなど、「情報のストック」のためのツールとして使うのが向いています。

Teamsのチーム

コミュニケーションのためのツール。ファイルの共有もできるし、共同編集もできるところはSharePointと同じです。

チャネル単位でフォルダが作成されるので、その中にならフォルダも作成できますが、表向きは属性での整理などはできません。

アクセス権も原則は所有者（フルコントロール）とメンバー（編集）だけ、です。またチーム上ではユーザー単位での設定のみとなります。

単体では、コミュニケーションのための「情報のフロー」としてのツールという側面が強いかな、と思います。

Teamsのチームの裏側に作成されるSharePointサイト

チームを作成すると、自動でSharePointサイトが作成されます。このサイトのドキュメントライブラリーが、チームのチャネル用のファイル保存先となっています。

SharePointサイトなので、アクセス権の設定はSharePointのように細かく設定でき、ファイル属性やフォルダ、そのほかSharePointの機能はすべて使えます。

サイトにはチームと異なる権限をつけることもできるのでチームメンバーにはコミュニケーションツールとして使いつつ、チームメンバー以外にはサイトだけ見せる、という使い方もできます。

いいとこどりができるんですが、アクセス権とチームメンバーがズレることがあるので、運用ルールはしっかり準備しておくことがおススメです。

まとめ

• 整理して保存するならSharePoint
• コミュニケーションとして使うならTeams
• アクセス権しっかり管理できるならTeams＋Teamsの裏側のSharePointサイト併用、

というところでしょうか。

なかなか、とっつきにくいと思われがちなSharePointですが、少し覚えておくといろいろ応用できて業務効率化に使えます。Office365のコアな機能の1つなので覚えておいて損はないと思います。