Teams会議で、PowerPoint を共有するときの便利な使い方

6/26/2021

Microsoft 365 Microsoft Teams Office 365 PowerPoint

組織内で、あまり面識のない方から「オンラインで勉強会をするのだけど、パワーポイントの内容を含めて効率よく伝えるTeams会議のやり方を教えてほしい」という相談を受けました。


Microsoft365の活用について組織内で毎月のように勉強会を開催しているのですが、そんな勉強会を実施していることを耳にされたそうで、勉強会つながりということで相談されたそうです。


その方に説明した内容を、改めてまとめてみました。


  • 一番の基的なウィンドウ共有
  • パワーポイントを共有する(PowerPoint Live)
  • 共有した画面やウィンドウ共有に話者を重ねて表示する(スタンドアウト)
  • 発表者モードが表示されない!




一番の基本的なウィンドウ共有

手元のPCで開いている、何かのアプリだけを共有したいときには、「ウィンドウ」の共有を使います。

ブラウザ、エクセル、パワポ、PDFなどでも手元の画面の内容を共有しながらうちあわせすると、効果的ですね。



パワポも見せながら、でも参加者の顔や反応を見ながら話をしたいです。モニターが2枚あれば1画面ずつにすればいいです。大き目のモニターならウィンドウサイズを調整すればよいでしょう。

私はPowerPointを共有するとき、スライドショーではなく編集画面のまま共有することが多いです。ウィンドウサイズも調整しやすいです。でも、この方法でもノートPCだけで両方満たそうとするとちょっと辛いです。

その時便利なのが次のパワーポイントを共有する方法です。



パワーポイントを共有する(PowerPoint Live)

「PowerPoint Live」を選択して保存しているパワポを共有すると、発表者モードで画面共有できます。


手元ではノートや次のスライドなども表示されますし、発表しやすいですね。ポインターやペンツールも使えます。
別の発表者に制御を渡すと、その方の画面上でスライドが発表者になります。1つのスライドで複数の方が発表するときなど、便利ですね。


発表する側は便利なのですが、受け手はスライドと話者が離れて表示されてしまいます。視線を行ったり来たりちょっと面倒です。


共有した画面やウィンドウ共有に話者を重ねて表示する(スタンドアウト)

上記のPowerPoint ライブではなく、画面共有やウィンドウ共有のときに使えます。

発表者モードをスタンドアウト(この右側のアイコン)を選択すると、

資料の右下のほうに、発表している方のカメラ映像が表示されます。
顔が出せないのでわかりにくいです(すみません)



スタンドアウトのオン・オフは発表の途中でも切り替えができます。


この記事を書いている時点(2021年6月26日)では、PowerPoint Liveではスタンドアウトは利用できませんでしたが、資料と話者を同時に表示できる、というのは視聴者にとって視線を行ったり来たりさせなくてよいので、便利ですね。


当然ですが、資料の右下は話者に隠れてしまいます。最初からスタンドアウト前提で資料を作成する、あるいは発表の途中でスタンドアウトのオンオフを切りかえる、という方法を覚えておくと良いかもしれません。


発表者モードが表示されない!

実は普段の業務で使っているPCでは発表者モードが表示されていたのですが、この記事を書いているPCでは表示されませんでした。

なんのことはない、Teamsアプリのアップデートが漏れていたのです。アップデートをしたら表示されるようになりました。

日々アップデートされますから、時々アップデートすることをおススメします。


ただ、バーチャル背景もスペックの低いPCでは利用できない場合があります。同じようにPCスペックの関係で表示されない場合があるかもしれません。



そのほか

Teamsは日々アップデートされています。Teamsで利用できるライブイベントブレイクアウトルームも、こんな機能があるということを知っておくと役に立ちます。


私が関心があるアップデートは「日本語のライブ文字起こし(トランスクリプト)」でしょうか。とても楽しみです。